e-akte.nrw

Betreibende Institution: Universitäten Duisburg-Essen & zu Köln
Kategorie: Kooperativer Hochschuldienst
Website: https://e-akte.dh.nrw/

Kurzbeschreibung

Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW bietet Hochschulen in NRW eine mandantenfähige Dokumentenmanagementsystem-Infrastruktur zur Unterstützung der digitalen Aktenführung. Zielgruppe sind Hochschulen, die eine sichere, nachhaltige und datenschutzkonforme E-Akte einführen oder ausbauen möchten. Der Hauptnutzen liegt in der Bereitstellung einer zentralen, betriebenen Systemumgebung, die die Implementierung, Pflege und den Betrieb von E-Akten vereinfacht. Hochschulen können so auf gemeinsame Lösungen und Fachexpertise zurückgreifen, ohne eigenständig eine komplette IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Thematische Einordnung

Dienstart: Kompetenzzentrum (Beratung, Schulung)

Funktionskategorie: E-Government / Verwaltung

Schlagworte: -E-Akte.NRW -Dokumentenmanagementsystem -mandantenfähiges DMS -Hochschulverbund -kooperative Entwicklung -Masterlösungen -Beratung und Support -digitale Aktenführung -Einführung von DMS -Wissenssammlung und Weiterbildung

Kooperationsstruktur

Betreibende Institution: Universitäten Duisburg-Essen & zu Köln

Koordination / Dachorganisation: DH.NRW

Teilnehmende Hochschulen: 29 Hochschulen in Nordrhein-Westfalen

Kooperationsmodell: Föderiert – Die Hochschulen im E-Akte.NRW-Verbund betreiben dezentral ihre E-Akte-Systeme, wobei das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW gemeinsame Standards, Masterlösungen und Beratung bereitstellt, um eine konsistente, zukunftsfähige und datenschutzkonforme Umsetzung zu gewährleisten.

Governance-Struktur: Lenkungsausschuss mit Vertretungen der Kanzler*innen der NRW-Hochschulen und der AG Digitalisierung, geleitet von der Kanzlerin der Bergischen Universität Wuppertal.

Geografischer Scope

Räumliche Reichweite: Landesweit (ein Bundesland)

Bundesland: Nordrhein-Westfalen

Finanzierung & Nachhaltigkeit

Finanzierungsmodell: Nicht angegeben

Fördergeber: Nicht angegeben

Umsetzungsphase: Regelbetrieb (dauerhaft)

Zielgruppen & Zugang

Zielgruppen: -

Zugangsvoraussetzungen: Teilnahme nur für Hochschulen des Landes NRW; Zugang zu Dokumenten und Veranstaltungen über ILIAS der HÜF NRW (vermutlich über Hochschulaccount); Newsletter-Anmeldung über DFN-Mailverteiler.

Zugangsmodell: Nicht angegeben

Ausführliche Beschreibung

Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW bietet Hochschulen im Land Nordrhein-Westfalen eine zentrale Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung der digitalen Aktenführung. Ein zentraler Dienst ist der Betrieb eines mandantenfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf Basis von d.documents, das von den Universitäten Duisburg-Essen und zu Köln gemeinsam betreut wird. Dieses System dient als zentrale Plattform, auf der Hochschulen ihre elektronischen Akten verwalten können – sei es für Studierende, Mitarbeiter oder Drittmittelprojekte. Es ist redundant aufgebaut, was die Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet, und steht als Test-, Schulungs- und Entwicklungsumgebung zur Verfügung. So können Hochschulen das System vor der eigenen Implementierung ausprobieren, Schulungen durchführen und neue Prozesse erproben, ohne Risiken für ihre eigene IT-Infrastruktur einzugehen. Der Mehrwert dieses Dienstes liegt in der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und der Reduzierung von Doppelarbeit. Statt dass jede Hochschule ein eigenes DMS aufbaut, kann sie auf eine zentral entwickelte, hochqualitative Lösung

Technische Angaben

Eingesetzte Technologien: ["d.velop documents", "d.velop AG", "Shibboleth", "ILIAS", "d.velop Ansprechpartner", "WebDAV", "REST"]

Plattform: Hybrid

Datenstandort: Nordrhein-Westfalen

Schnittstellen: -

Service-Informationen

Leistungsumfang: Mandantenfähiges Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt, Betrieb durch Universitäten Duisburg-Essen und zu Köln, inklusive Helpdesk und Integration von Fachverfahren. Speichervolumen und technische Limits nicht angegeben.

Support-Angebot: E-Mail-Support ist über die Kontaktseite erreichbar, während FAQs und weitere Informationen über die ILIAS-Plattform der HÜF NRW verfügbar sind.

Schulungsangebote: Online-Tutorials und Dokumentationen auf der ILIAS-Plattform der HÜF NRW sowie spezifische Schulungsangebote im Rahmen des DIGI-V.NRW-Projekts, die über die HÜF-Website buchbar sind.

Kontakt & Links

Kontakt: Nicht angegeben

Dienst-URL: https://e-akte.dh.nrw/

Dokumentation: https://ilias.huef-nrw.de/ilias/goto.php?target=grp38428&clientid=huefilias

Erfasst: 2026-01-11
Quelle: https://e-akte.dh.nrw/