e-akte.nrw

Betreibende Institution: Universitäten Duisburg-Essen & zu Köln
Kategorie: Kooperativer Hochschuldienst
Website: https://e-akte.dh.nrw/

Kurzbeschreibung

Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW bietet Hochschulen in Nordrhein-Westfalen eine zentrale Unterstützung bei der Einführung und dem Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Es koordiniert den Austausch zwischen Hochschulen, berät bei der Umsetzung und stellt ein mandantenfähiges DMS zur Verfügung. Zielgruppe sind alle Hochschulen, die eine sichere, nachhaltige und datenschutzkonforme digitale Aktenführung etablieren möchten. Der Hauptnutzen liegt in der Reduzierung von Doppelarbeit durch gemeinsame Masterlösungen und der Vereinheitlichung von Prozessen.

Thematische Einordnung

Dienstart: Kompetenzzentrum (Beratung, Schulung)

Funktionskategorie: E-Government / Verwaltung

Schlagworte: - E-Akte.NRW - Dokumentenmanagementsystem - mandantenfähiges DMS - Hochschulverbund - kooperative Entwicklung - Masterlösungen - Beratung und Support - digitale Aktenführung - Einführung von DMS - Wissenssammlung und Weiterbildung

Kooperationsstruktur

Betreibende Institution: Universitäten Duisburg-Essen & zu Köln

Koordination / Dachorganisation: DH.NRW

Teilnehmende Hochschulen: 29 Hochschulen in Nordrhein-Westfalen

Kooperationsmodell: Föderiert – Die Hochschulen im E-Akte.NRW-Verbund betreiben dezentral ihre E-Akte-Systeme, wobei das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW gemeinsame Standards, Masterlösungen und Beratung bereitstellt, um eine konsistente, zukunftsfähige und datenschutzkonforme Umsetzung zu gewährleisten.

Governance-Struktur: Lenkungsausschuss mit Vertretungen der Kanzler*innen der NRW-Hochschulen, gesteuert von der AG Digitalisierung, geleitet von der Kanzlerin der Bergischen Universität Wuppertal.

Geografischer Scope

Räumliche Reichweite: Landesweit (ein Bundesland)

Bundesland: Nordrhein-Westfalen

Finanzierung & Nachhaltigkeit

Finanzierungsmodell: Nicht angegeben

Fördergeber: Nicht angegeben

Umsetzungsphase: Regelbetrieb (dauerhaft)

Zielgruppen & Zugang

Zielgruppen: -

Zugangsvoraussetzungen: Voraussetzungen

Zugangsmodell: Zugangsweg

Ausführliche Beschreibung

Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW bietet Hochschulen im Land Nordrhein-Westfalen eine zentrale Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung der digitalen Aktenführung. Ein zentraler Dienst ist die Bereitstellung eines mandantenfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS), das auf der Plattform d.documents basiert. Dieses System dient als gemeinsame technische Grundlage für alle Hochschulen im Verbund und ermöglicht es, elektronische Akten sicher, strukturiert und nachhaltig zu führen. Die Hochschulen können auf dieses System zugreifen, um ihre eigenen Prozesse digital zu gestalten – sei es für Studierenden-, Personal- oder Drittmittelakten. Die Mandantenfähigkeit bedeutet, dass jede Hochschule ihre eigenen Daten und Einstellungen unabhängig verwaltet, während die technische Infrastruktur gemeinsam genutzt wird. Dies spart Ressourcen, erhöht die Sicherheit und gewährleistet eine einheitliche Qualität. Der Mehrwert dieses Dienstes liegt in der gemeinsamen Nutzung und Vernetzung. Statt jede Hochschule mühsam ihre eigene Lösung aufzubauen, profitieren alle von einer zentralen, hochwertigen Plattform, die kontinuierlich weiterentwickelt und betrieben wird.

Technische Angaben

Eingesetzte Technologien: ["d.velop documents", "Shibboleth", "REST", "WebDAV", "ILIAS", "d.velop AG", "d.velop Ansprechpartner"]

Plattform: Hybrid

Datenstandort: NRW

Schnittstellen: -

Service-Informationen

Leistungsumfang: Mandantenfähiges Dokumentenmanagementsystem (d.documents) zur Verfügung gestellt, Betrieb durch Universitäten Duisburg-Essen und zu Köln, inklusive Helpdesk und Integration von Fachverfahren. Speichervolumen, Funktionen und Service-Level sind nicht explizit angegeben.

Support-Angebot: E-Mail-Support ist über die Kontaktseite verfügbar, zudem stehen umfassende Hilfsmaterialien wie Dokumente, Vorlagen und Unterlagen zu Veranstaltungen über die ILIAS-Plattform der HÜF NRW zur Verfügung.

Schulungsangebote: Online-Tutorials und Dokumentation auf der Website sowie auf der ILIAS-Plattform mit Unterlagen zu Einführung eines DMS, digitale Aktenführung, digitale Signatur und Good-Practice-Beispielen werden angeboten. Regelmäßige Webinare und Workshops wie Sprechstunden zu Masterlösungen und die Collab Days eAkte 2026 als Austausch- und Arbeitsraum runden das Angebot ab.

Kontakt & Links

Kontakt: Nicht angegeben

Dienst-URL: https://e-akte.dh.nrw/

Dokumentation: https://ilias.huef-nrw.de/ilias/goto.php?target=grp38428&clientid=huefilias

Erfasst: 2026-01-11
Quelle: https://e-akte.dh.nrw/